Description du poste
Mission principale :
• Solliciter, coordonner, et suivre les actions de formations (individuelles, de groupes) avec les organismes de formation et les formateurs internes (conventions, attestations de présence, facturation…)
• Planifier les actions de formations internes et s’assurer de leur mise en œuvre
• Porter une attention particulière pour la programmation des formations réglementaires, dans les délais impartis, en concertation avec les cadres des agents concernés.
• Assurer la gestion logistique des formations (réservation des salles, gestion matériel, accueil des formateurs)
• Effectuer le suivi des agents positionnés sur les formations mutualisées du plan d’actions régionales de l’Association Nationale pour la Formation Permanente du Personnel Hospitalier (ANFH)
• Mettre en œuvre et suivre les dossiers de formation dans le logiciel dédié Gesform Evolution (ouverture des sessions de formation, engagement, inscription, suivi des candidatures, mise en paiement facturations, remboursements agents…)
• Procéder aux remboursements des frais engagés par les agents, afin de suivre leurs formations
• Contrôler les pièces justificatives fournies selon les textes et dispositions en vigueur, et modalités posées par le service • Alerter sa hiérarchie sur tout élément critique (absence agent en formation, demande ou départ non autorisé non financé, dysfonctionnement d’un organisme ou intervenant, problématique financière)
• Participer à l’amélioration continue des process
• Assister la responsable du service et prendre en charge les tâches qu’elle pourrait lui déléguer
Suivi financier :
• Veiller à l’optimisation des ressources budgétaires allouées en participant au suivi des budgets des Pôles et Directions assis sur le plan de formation. Mettre à jour les tableaux de bord
• Procéder à la clôture financière du plan de formation, intermédiaire en juin et finale en décembre, selon les consignes de la responsable du service conjointement avec l’ANFH.
Communication et accueil :
• Informer et communiquer en interne sur les opportunités de formation et renseigner sur les dispositifs individuels (VAE, bilan de compétences, CFP…)
• Assurer un accueil physique et téléphonique du service dans le respect des plages d’accueil déterminées, et informer les personnes et/ou entités (agents, formateurs, organismes…)
Contacts diversifiés : Agents, cadres de santé des Pôles de soins, services de la DRH, autres Directions, organismes de formation, ANFH, Universités, collègues en charge de la formation sur les autres établissements du GHT
Autres détails
Profil recherché
Savoir-Faire :
• Savoir organiser son travail avec méthode et rigueur dans le respect des échéances
• Etablir des priorités et anticiper les contraintes
• Identifier, analyser, synthétiser les informations
• Classer des données, des documents de diverses natures, sous format dématérialisé
• Evaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations, à contrôler leur exactitude et leur complétude, à identifier les manques et à les réclamer.
• Savoir interagir de manière appropriée afin d’accueillir et d’accompagner divers interlocuteurs internes et externes • Maîtriser les outils bureautiques et être capable de s’approprier rapidement, après formation, des logiciels ou applications
• Saisir et mettre à jour des bases de données
• Appliquer la réglementation (comptabilité publique, volet RH…) et les procédures imposées dans le domaine d’activité • Savoir travailler avec des contraintes calendaires dans le respect des échéances
Savoir-Être :
• Faire preuve d’esprit d’initiative, de fiabilité
• Être adaptable, autonome et dynamique
- Être réactif voire proactif
• Développer une curiosité intellectuelle
• Savoir rendre compter et alerter sa hiérarchie
• Avoir un bon relationnel
• Être capable de travailler en équipe, en réseau et transversalité.
• Respecter les obligations de réserve et de discrétion professionnelle
• Avoir le sens du service public et de l’intérêt collectif
Description de l'établissement
Gap, seule ville de plus de 40 000 habitants est la principale ville du département des Hautes Alpes, territoire avec des variations saisonnières liées aux activités nombreuses (ski, randonnée, montagne, activités nautiques, équitations, pêches torrents et lacs...). Gap se situe à moins d'une heure des principales stations de ski des Alpes du Sud (Serre Chevalier, Vars, Risoul, Orcières …), proche du lac de Serre-Ponçon, à deux heures de la mer Méditerranée.
Dans cette ville agréable, dynamique, à 1h30 de Grenoble et Marseille, le Centre Hospitalier Intercommunal Des Alpes Du Sud s'est développé en assurant une offre de soins de proximité pertinente sur deux sites Gap et Sisteron. Avec un plateau technique performant (dont deux IRM, scanner, TEP et scintigraphie…), une capacité de 750 lits avec toutes les spécialités médicales et chirurgicales requises, centre autorisé pour le traitement chirurgical et médical du cancer.
C'est le centre hospitalier de recours pour le Groupement Hospitalier du Territoire.